POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AMERICAN ENGLISH SCHOOL (AES)

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

American English School (AES), con sede principal de atención en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus diferentes canales presenciales y digitales.

2. MARCO LEGAL

La presente política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Régimen 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, garantizando la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

3. CANALES DE RECOLECCIÓN DE DATOS

AES recolecta datos personales a través de una estrategia omnicanal, que incluye pero no se limita a:

  • Presencial: Formatos físicos de registro, planillas de contacto y encuestas recolectadas en actividades de campo, visitas a instituciones educativas (colegios, universidades), ferias estudiantiles, eventos o instalaciones físicas.

  • Digital: Formularios de registro en Meta Ads (Facebook e Instagram), sitio web oficial, landing pages, chats de WhatsApp Business y redes sociales.

  • Telefónico y Virtual: Interacciones vía llamadas de atención comercial, correos electrónicos y plataformas educativas o de videoconferencia.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales que recolecta AES (tales como nombre, teléfono, correo electrónico, edad, institución educativa, ciudad y preferencia de estudios) serán almacenados, usados y procesados para las siguientes finalidades:

1. Gestión Comercial y Asesoría: Contactar al titular vía WhatsApp, llamada telefónica, SMS o correo electrónico para brindar información sobre nuestros programas académicos (presenciales, virtuales, convenios institucionales e intensidades horarias).

2. Promociones y Clases de Prueba: Gestionar el agendamiento de pruebas diagnósticas, clases de cortesía, beneficios económicos y becas de convenio.

3. Atención a Estudiantes e Instituciones: Coordinar la ejecución de convenios educativos con colegios, empresas u organizaciones.

4.Comunicaciones Institucionales: Enviar boletines informativos, actualizaciones de horarios, eventos especiales e información relevante sobre el aprendizaje del idioma inglés.

5.Mejora del Servicio: Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos internos.

6.Registro Audiovisual y Promocional (Bajo Autorización Expresa): Previa autorización o consentimiento de los titulares o sus representantes legales, registrar, fotografiar, grabar y utilizar imágenes, voces o testimonios de los estudiantes durante sus actividades académicas para material informativo, publicitario, sitio web y redes sociales institucionales.

5. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Dado que AES realiza actividades en instituciones educativas (colegios), se precisa que:

  • La recolección de datos de niños, niñas y adolescentes responderá y respetará el interés superior de los mismos y sus derechos fundamentales.

  • La autorización para el tratamiento de datos de menores de edad deberá ser otorgada por su representante legal (padre, madre o tutor) o por el menor con la debida asistencia o conocimiento de sus acudientes, previo consentimiento informado sobre las finalidades del tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN SOBRE DERECHOS DE IMAGEN, VOZ Y MATERIAL AUDIOVISUAL

American English School (AES) podrá registrar, fotografiar, filmar o grabar en audio/video a los estudiantes durante el desarrollo de sus clases, talleres, eventos o visitas a instituciones educativas, únicamente bajo la previa autorización o consentimiento libre, expreso e informado del titular (o de sus padres/representantes legales en el caso de menores de edad).

  • Uso del Material: Tras contar con dicho consentimiento, el titular o su acudiente autoriza a AES para publicar, reproducir y divulgar dicho material visual o audiovisual en sus redes sociales, sitio web, medios impresos y piezas publicitarias, sin límite territorial ni temporal, y sin que ello implique compensación económica.

  • Carácter Voluntario: La autorización para el uso de imagen es totalmente voluntaria. El titular o sus padres podrán abstenerse de otorgarla o revocarla en cualquier momento manifestándolo a través del correo institucional, sin que esto afecte de ninguna manera el acceso o desarrollo de sus actividades académicas.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS HÁBEAS DATA)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AES.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

  • Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le se ha dado a sus datos personales.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

El titular o su representante podrá enviar una solicitud para consultar, actualizar o eliminar sus datos personales a través del correo electrónico aes.estadio@aesinstituto.com.co.

La solicitud debe contener:

1. Nombre completo del titular y número de identificación.

2. Descripción clara de los datos que desea consultar, actualizar o suprimir.

3. Datos de contacto para enviar la respuesta (teléfono / correo).

AES dará respuesta a las peticiones en un término máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos o supresiones, contados a partir de la fecha de recepción.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

AES adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la relación comercial o institucional con el titular, más el periodo legal exigido por las autoridades administrativas.

Fecha de última actualización: Julio 2026.